Evenementen

Evenementen zetten ook de provincie Overijssel op de kaart. Daarom ondersteunt de Provincie Overijssel vanuit het Evenementenbeleid 2017-2019 grote én kleinere cultuur- en sportevenementen.Subsidieregeling kleine evenementen 2018Kleine evenementen die onderscheidend zijn en passen bij specifieke kenmerken van de streek komen ook in 2018 in aanmerking voor subsidie. De organisatoren kunnen van 16 oktober tot en met 6 november 2017 een aanvraag indienen.Beeldbepalende evenementenBeeldbepalende evenementen én evenementen die beeldbepalend kunnen worden, zijn het fundament van het evenementenbeleid 2017-2019. Dit zijn de evenementen die Overijssel stevig op de (inter)nationale kaart zetten. Met behulp van een online aanmeldingstraject en een uitgebreide selectieprocedure met de onafhankelijke Adviescommissie Evenementen Overijssel 2017-2019 zijn er in totaal 11 beeldbepalende evenementen en 6 potentieel beeldbepalende evenementen benoemd.Meer informatie.Eenmalige evenementenEr zijn ook cultuur- en sportevenementen, die één keer in Overijssel plaatsvinden. Denk aan eenmalige culturele festivals of WK’s, EK’s en NK’s op sportgebied. Sommige zijn onvoorzien zoals grote schaatsevenementen die weersafhankelijk zijn.Dit soort eenmalige, unieke evenementen kunnen binnen het Evenementenbeleid 2017-2019 ook in aanmerking komen voor een financiële ondersteuning. Ook hier gaat het om cultuur- en sportevenementen van (inter)nationale en provinciale uitstraling, een groot mediabereik en van kwalitatief hoog niveau. Voor de sportevenementen ligt de focus in beginsel op de sporten hardlopen, fietsen, triatlon, schaatsen, skeeleren en hippische sport.In 2018 wordt Sail Kampen (van 30 maart t/m 2 april 2018) financieel ondersteund.Heeft u een interessant eenmalig evenement? Wilt u graag meer informatie, heeft u vragen of wilt u verder praten over dit onderwerp? Neem dan contact met de Provincie Overijssel op. Dan kunnen zij kijken wat ze voor u en uw evenement kunnen betekenen:Hélène Meelissen038 499 7488haj.meelissen@overijssel.nl

Hier tref je het oefenboek voor het organiseren van uw eigen evenement met onder meer De organisatie van je evenement Marketing en promotie Financiën en (fondsen)werving Randvoorwaarden Follow-up Voorbeeld evenementenplan  Vragen en/of opmerkingen? Mail epk@kampenmarketing.nl!

Als je van plan bent om een evenement in 2019 te organiseren, adviseren wij om de aanvraag voor een evenementenvergunning vóór 1 november 2018 in te dienen. Dit geldt met name voor middelgrote en grote evenementen, waarbij je de complete evenementenvergunning uiterlijk twaalf weken voor het evenement moet aanvragen. Let er op dat alle gegevens in één keer volledig aangeleverd worden.Indien je later in het jaar besluit om een evenementenvergunning aan te vragen, loop je de kans dat jouw evenement niet meer op de gewenste datum en/of locatie kan plaatsvinden, omdat het maximum aantal evenementen op een locatie is bereikt. Als je op tijd je aanvraag voor een evenementenvergunning indient, kan er op tijd gekeken worden naar de mogelijkheden en eventuele knelpunten. Dan kunnen we, indien dat nodig is, ook zo snel mogelijk op zoek naar een goede oplossing.Meer info staat op de website van de Gemeente KampenDIRECT EVENEMENTENVERGUNNING AANVRAGENWelke gegevens zijn nodig voor een evenementenvergunning?Afhankelijk van de grootte en aard van een evenement, moet je bij de vergunningsaanvraag meerdere gegevens aanleveren. In de meeste gevallen is dat een volledig ingevulde vergunningsaanvraag met o.a.:een draaiboek;een situatietekening;een indelingstekening van het evenement;een veiligheidsplan eneen beveiligingsplan.Om de toetsing van de vergunningsaanvragen zorgvuldig en tijdig te kunnen verrichten en de risico’s op het gebied van veiligheid te kunnen beoordelen, zal de gemeente dit jaar extra kritisch zijn op het tijdig aanleveren van een volledige aanvraag, inclusief alle bijlagen. Als een aanvraag te laat of onvolledig wordt ingediend, zal het evenement geen doorgang kunnen vinden.   Evenementen worden vaak georganiseerd door een groep vrijwilligers die belangeloos iets moois willen organiseren. Vaak ontbreekt het aan parate kennis over wat bij een aanvraag gevoegd moet worden, zoals constructietekeningen, veiligheidsplannen en verkeersplannen. De gemeente heeft de heer Atie Edink aangesteld om organisatoren op verzoek te assisteren bij o.a. een aanvraag om een vergunning voor een evenement. Voor meer advies is Atie Edink is bereikbaar via atie@evenementenplatformkampen.nl(link stuurt een e-mail).Proces aanvraag vergunningVoor middelgrote en grote evenementen wordt de vergunning besproken met diverse partijen. Het beoordelen daarvan kost tijd. De gemeente Kampen heeft de minimale indieningstermijn van middelgrote èn grote evenementen vastgesteld op twaalf weken. De indieningstermijn van kleine evenementen is acht weken.De gemeente Kampen sluit met de indieningstermijn van twaalf weken aan op regionale afspraken uit het multi-evenementenbeleid van de provincie Overijssel. De termijn van twaalf weken geeft ons en de gemeente daarnaast de ruimte om de aanvraag zorgvuldig te beoordelen, de risico’s in te schatten en inzet van hulpdiensten te regelen. Tot slot geeft de door de aangepaste indieningstermijn de gelegenheid om ruim op tijd te publiceren in o.a. de Gemeentepagina in de lokale huis-aan-huisbladen.Hoe vraag je een vergunning aan?Voor ieder evenement dat in Kampen georganiseerd wordt, is (in principe) een evenementenvergunning nodig. De evenementenvergunning kan je digitaal opvragen en indienen via https://www.kampen.nl/evenementen-en-activiteiten/evenement-organiseren.Meer informatieOp de website van de gemeente Kampen kan je meer informatie vinden over de voorwaarden voor het verkrijgen van een evenementenvergunning. Indien je meer informatie wilt ontvangen over veiligheidsplannen en beveiligingsplannen voor jouw evenement, kan je, tenminste 12 weken voorafgaand aan jouw evenement, contact opnemen met de gemeente Kampen via info@kampen.nl of bel 14 038

Ook voor komend jaar kunnen organisatoren in aanmerking komen voor financiële ondersteuning van evenementen.DOWNLOAD DIRECT HET SUBSIDIE AANVRAAG FORMULIER IN WORDof download direct het subsidie aanvraag formulier in PDFGemeentelijke subsidie zal, meer dan in voorgaande jaren, worden ingezet als een aanvullende subsidie op het evenement. Evenementen moeten kunnen aantonen financieel grotendeels op eigen benen te kunnen staan en dienen van aanvulling te zijn in het opleveren van een evenwichtig jaarprogramma (in tijd, soort, locatie en doelgroep) en/of aan te sluiten bij de strategische doelen van de Gemeente Kampen.Een financiële bijdrage vanuit de gemeente voor publieksevenementen die volgend jaar plaatsvinden kun je tot 1 oktober van dit jaar aanvragen. Je kunt je aanvraag mailen naar epk@kampenmarketing.nl.​Hieronder vind je meer informatie over de criteria voor het aanvragen van subsidie. ​Publieksevenementen Publieksevenementen zijn evenementen die bijdragen aan een aantrekkelijk jaarprogramma in tijd, soort, locatie, doelgroep en ruimte. Voor 2019 was hier een gemeentelijk bedrag van € 115.200,- ter beschikking gesteld. Tot 1 oktober kun je een aanvraag voor evenementensubsidie voor publieksevenementen indienen voor volgend jaar. Het EPK toetst subsidieaanvragen voor publieksevenementen op voorwaardelijke en inhoudelijke criteria. Voorwaardelijke criteria voor subsidie publieksevenementen De voorwaardelijke toetsingscriteria beoordelen de professionaliteit van de organisatie, de deugdelijkheid van de begroting en de plaats van het evenement in de stad. De criteria zijn: Transparante begroting: de begroting van het evenement moet transparant en kostenefficiënt zijn opgesteld. Het moet duidelijk zijn welke opbrengsten (ook van andere subsidiegevers) en uitgaven het evenement met zich meebrengt. Noodzaak subsidie: uit de begroting moet blijken dat er een financiële noodzaak voor een subsidieaanvraag is. Het gevraagde subsidiebedrag is maximaal 40% van de begroting. Datum en tijdstip: het evenement moet duidelijk zijn afgestemd op andere evenementen. Houd bijvoorbeeld rekening met overlap met andere evenementen wat betreft datum, plaats, tijd en doelgroep. Vergunning: het evenement moet passen in het vergunningenbeleid van de gemeente Kampen, bijvoorbeeld vanwege de veiligheid en het voorkomen van overlast. Inhoudelijke criteria voor subsidie publieksevenementen Sinds 2017 hanteert het EPK een matrix met overige inhoudelijke criteria die de doorslaggevende factor zijn voor toekenning van subsidies voor publieksevenementen waaronder directe economische spin-off: publieksevenementen leiden tot substantiële bestedingen bij binnenstadsondernemers door bezoekers, bij voorkeur van buiten de regio. We letten op: Het aantal bezoekers: het evenement trekt veel bezoekers De herkomst van bezoekers: het evenement richt zich aantoonbaar ook op bezoekers die buiten de regio wonen Het meerdaags verblijf: het evenement zet aan tot overnachtingen in de stad De samenwerking in de stad: de evenementenorganisatie werkt samen met ondernemers en instellingen in de stad. Indirecte economische spin-off: publieksevenementen dragen bij aan het (inter)nationale imago ‘Kampen als aantrekkelijke, hartelijke maritieme Hanzestad’. Hierbij letten we op: Het toeristisch imago van Kampen: het evenement draagt bij aan meer bezoekers naar Kampen trekken Het evenement sluit aan bij de strategische doelstellingen van de gemeente. Het verwachte mediabereik van het evenement: het evenement heeft een groot bereik in (inter)nationale media. Vernieuwing: het evenement is vernieuwend of heeft vernieuwende onderdelen in vergelijking met voorgaande keren. Denk hierbij aan vernieuwing van het inhoudelijk concept, de doelgroep en de mediacampagne. Je kunt je aanvraag mailen naar epk@kampenmarketing.nlMeer informatieEen vraag? Of wil je de mogelijkheid om je plan voor te bespreken met betrekking tot afstemming in data, haalbaarheid, invullen van formulieren etc.? Neem dan vrijblijvend contact op met de secretaris van het EPK, Coen van Mierlo: epk@kampenmarketing.nl. Lees meer over andere subsidiemogelijkhedenLees meer over subsidies van de Provincie Overijssel